Cong ty nha vui

thiet ke nha dep

Kien truc nha vui

nha vui

mau nha dep

thiet ke nha pho mat tien 6m

thiet ke biet thu dep tai go vap

thiet ke nha tai tphcm

cong ty xay nha dep

thiet ke nha cap 4 dep

thiet ke nha ong mat tien 4m

Thiet ke nha 2 tang

thiet ke nha ong

Mau nha dep tai tphcm

Nhung mau nha dep

thi cong noi that chung cu

thiet ke noi that chung cu

chuyen nha tron goi tai bien hoa

sua binh nong lanh tai ha noi

Tin tức

Áp dụng 5S trong văn phòng

5S làmột phương pháp quản lýnhànhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. 5S làmột phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế...

 

  ÁP DỤNG 5S TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

  1. I.                   Mục đích chính của việc đưa 5S vào chương trình quản lý:

     Từ văn phòng, nhàkho cho đến công trường xây dựng, hay nhàxưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp. Nơi nào cóhoạt động thìnơi đócần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Không cóhoạt động 5S thìkhông thể bàn đến việc quản lývàcải tiến. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhàxưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc cónăng suất cao vàtránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phùhợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn. Chính vìvậy, công ty Cổ phần Tập đoàn Kim Lộc Phát đãáp dụng 5S vào trong công ty mình.

 


     Ngày nay, khái niệm Chất lượng vàQuản lýChất lượng không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Muốn nâng cao khả năng cạnh trên thị trường, mỗi doanh nghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách thức quản lý. Tuy nhiên dùdoanh nghiệp cóchọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn làyếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp.

    Xuất phát từ triết lýcon người làtrung tâm của mọi sự phát triển, môhình thực hành 5S đãđược áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lýchất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi vàgiúp cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lýchất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng.

 

1. Khái niệm 5S:

     5S lànền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thìtinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn vàcóđiều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lýchất lượng hiệu quả hơn

 

1.1. Sàng lọc(SERI):

     Làxem xét, phân loại, chọn lựa vàloại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc

    Làxem xét, phân loại, chọn lựa vàloại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ”vào những dụng cụ, thiết bị vàvật liệu cần thiết giữ lại.

 

1.2. Sắp xếp(SEITON):

     Làbố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lýđể dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng.

     Làbố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lýđể dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc cótổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phíthời gian.

 

1.3. Sạch sẽ(SEISO):

    Làgiữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc.

    Làgiữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều cóýthức vàtham gia giữ gìn vệ sinh, phải cóđủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ vàthích hợp. Công việc vệ sinh làviệc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, vàBan lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện.

 

1.4. Săn sóc(SEIKETSU):

    Làliên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng: Seri, Seiton vàSeiso.

    Làduy trìthường xuyên những việc đãlàm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn làđiều rất quan trọng vàcần thiết. Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trìviệc sàng lọc, sắp xếp vàsạch sẽ.

 

1.5. Sẵn sàng(SHITSUKE):

    Làtạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc.

    Giáo dục mọi người cóýthức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt vàrút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đãxác lập, xây dựng vàđịnh hình một nền văn hoátrong đơn vị.

 

2. Nguyên nhân công ty thực hiện 5S:

 

   Tại sao phải thực hiện?

    Khi công ty mới đi vào hoạt động thìviệc bố trícác tài liệu, hồ sơ giấy tờ chưa logic, hầu như giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết vàkhông cần thiết. Kết quả làcótrong tay cả kho những thứ không sử dụng được.Tại sao không sử dụng được?

    * Thứ nhất làkhông ngăn nắp: Vìquánhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, không biết mình đang cócái gì, khi cần tìm không biết đâu màtìm, vàvẫn phải đi mua dùđang cósẵn. Như vậy, vừa tốn phíbảo quản, vừa không cótác dụng.

    * Thứ hai làkhông chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được vàkhông sử dụng được, thứ sử dụng được thìkhông sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm mất thời gian tìm kiếm.

     - Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, không ai quan tâm, chỉ làm khi cóđoàn kiểm tra.

     - Cótổ chức tốt mới sản xuất ra được những sản phẩm tốt vàổn định, với tình hình hiện nay, muốn tồn tại thìphải thực hiện

 

3. Lợi ích của 5S trong công ty:

 

3.1 Lýdo màcông ty cổ phần Tập đoàn Kim Lộc Phát tham gia thực hiện 5S:

5S làquátrình liên tục, lâu dài nên không thể nói là“thực hiện xong”nhưng qua quátrình thực hiện, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau:

- 5S cóthể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức vàmọi qui môdoanh nghiệp
- 5S cóthể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ.
- Triết lýcủa 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái vàsự ngăn nắp tại nơi làm việc.

- Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.

- Tăng cường phát huy sáng kiến.

- Nâng cao ýthức kỹ luật trong cơ quan.

- Xây dựng hình ảnh tổ chức/ doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh.

- Những vật dụng thừa được loại bỏ.
- Mặt bằng kho bãi được hợp lýhoá, giải quyết được nhu cầu xuất nhập.
- Nhân viên cóýthức khi thực hiện công việc.

- Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm kiếm, chất lượng công việc tăng.
Tuy nhiên một số vấn đề các công ty thường gặp cần phải khắc phục:

- Córất nhiều những thứ không cần thiết vàchúng không được sắp xếp gọn gàng
- Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian vàảnh hưởng đến hoạt động khác, không códấu hiệu nhận biết rõràng các khu vực làm việc
- Lãng phíthời gian, công sức trong phần lớn các công việc
- Tồn tại nhiều sai sót trong công việc
- Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ vàphải làm ngoài giờ nhiều
- Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quánhiều vàmất nhiều thời gian xếp dỡ
- Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao
- Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động
- Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra
- Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhàvệ sinh …) không sạch sẽ
- Tinh thần làm việc của công nhân kém
- Người lao động không tự hào về công ty vàcông việc của mình

 

3.2 Mục tiêu chính của chương trình 5S:

- Xây dựng ýthức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.

- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người

- Phát triển vai tròlãnh đạo của cán bộ lãnh đạo vàcán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.

- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

 

3.3 Bốn yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S:

    a. Lãnh đạo luôn cam kết vàhỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S làsự hiểu biết vàủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác vàchỉ đạo thực hiện

    b. Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ýnghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện làkhởi nguồn của chương trình. Khi đãcónhận thức vàcóphương tiện thìmọi người sẽ tự giác tham gia vàchủ động trong các hoạt động 5S

     c. Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bíquyết thành công khi thực hiện 5S làtạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người

     d. Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S làsự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trìvàcải tiến công tác quản lý.

 

4. Các bước áp dụng cụ thể 5S vào trong công ty:

 

II. QUI ĐỊNH SẮP XẾP –S2

 

 

 

STT

 

Nội dung

 

Cách thức sắp xếp

 

Ghi chú

1

Sơ đồ vị tríkhu vực làm việc của nhân viên, sếp, khu vực lối đi chung

Lập sơ đồ phân bổ vị trílàm việc cho các thành viên trong tổ Đào tạoPhân bổ vị trícủa một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, VPP phục vụ cho công tác đào tạo…

 

2

Qui định sắp xếp dữ liệu trên máy tính

Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cánhân (ổ H) vàloại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ chung
Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các folder thể hiện được nội dung bên trong.

 

3

Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : đang giải quyết, chưa giải quyết, đãgiải quyết, lưu trữ

Bàn làm việc cánhân phải sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng ngày trên bàn làm việc phải để đúng nơi qui định sau mỗi chiều tan ca.
1.Đang giải quyết:

Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian
Códán nhãn trên hồ sơ “Đang giái quyết”
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
2. Chưa qiải quyết:
Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian
Códán nhãn trên hồ sơ “Chưa giái quyết”
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
3. Đãgiải quyết:
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian.
Phân loại rõràng dễ nhận biết: theo từng khóa học, theo thời gian vàtheo từng đơn vị hợp tác

 

4

Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : lưu trữ dài hạn, băng dĩa, hình ảnh dự liệu vàtài liệu tham khảo

 - Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán ngoài hồ sơ do P.Nhân Sự thíêt kế
- Sắp xếp rõràng theo đúng tên tài liệu, hồ sơ, códán nhãn nhận biết bên ngoài vàmục lục bên trong từng File để dễ tìm
- Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo cùa các Trường, Trung tâm được sắp xếp và phân loại rõràng theo từng đơn vị.

 

5

Qui định sắp xếp lưu giữ vàsử dụng VPP

Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên bàn làm việc phải: cần thiết cho công việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy

 

6

Lưu hồ sơ, giấy tờ

Qui định thời gian lưu: theo S1
Vị trílưu: phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo từng nhóm chức năng
Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết: Theo một dạng biểu mẫu của phòng( theo nhóm, theo màu )